การจัดงาน Event Planning

1507069_942178649127761_4944330365682182116_n

เนื่องจากที่บ้านของเรามีงานเลี้ยงบ่อย ทั้งแบบทางการ เช่น งานเปิดตัวโครงการต่างๆ งานแถลงข่าว แบบกึ่งทางการ เช่น งานเปิดนิทรรศการศิลปะ งานอ่านบทกวี และงานสังสรรค์เฮฮาส่วนตัวในหมู่มิตรสหาย จึงอยากถ่ายทอดประสบการณ์ที่เป็นประโยชน์ สำหรับลูกๆหลานๆ ที่จะจัดงานในวันข้างหน้า

ด้วยความโชคดีที่เราเป็นคนทำงานหลายอย่าง หลายบทบาท จึงมีประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานในหลายสถานะ ไม่ว่าจะเป็น ผู้จัดงาน แขกรับเชิญ พิธีกร สื่อมวลชน จึงมีมุมมองจากหลายด้านมาแบ่งปัน เพื่อให้การจัดงานบรรลุเป้าหมาย แฮปปี้ทุกฝ่าย ไม่มีใครด่าตามหลัง

ก่อนที่จะจัดงานอะไรสักงานหนึ่งนั้น ควรเรียบเรียงความคิดให้ชัดเจนก่อนว่า ต้องการจะทำอะไร เพื่ออะไร แล้วจากนั้นจึงมาดูว่า เราต้องทำอะไรบ้าง และเพื่อให้เห็นเป็นหัวข้อชัดเจน เข้าใจง่ายๆ จึงขอไล่ลำดับดังนี้

1. ตอบตัวเองให้ได้จริงๆว่า เหตุผลหรือวัตถุประสงค์ของการจัดงานคืออะไร

การที่คนเราอยู่ดีๆจะนึกอยากจัดงานนั้นไม่ใช่เรื่องแปลก แต่ความอยากจัดงานของแต่ละคนนั้นย่อมมีเหตุผลมาจากส่วนลึกในจิตใจว่า ต้องการจัดเพื่ออะไร มีวัตถุประสงค์อย่างไร งานของเราเป็นงานอะไร มีลักษณะแบบไหน บรรยากาศแบบไหน  เช่น

  • จัดเพื่อโปรโมทหรือประชาสัมพันธ์อะไรบางอย่าง เช่น สินค้า บริการ สถานที่ หรือเพื่อสร้างชื่อเสียงให้กับตัวบุคคล
    ในการจัดงานที่มีวัตถุประสงค์เพื่อการประชาสัมพันธ์ หรือพูดให้สั้นๆว่า จัดเพราะอยากดัง อยากมีชื่อเสียง หรืออยากเป็นข่าว ก็จะมุ่งเป้าไปที่การทำให้เป็นข่าวได้ในวงกว้าง หรือไปให้ถึงกลุ่มเป้าหมายได้มากที่สุด วัตถุประสงค์นี้จะเป็นตัวกำหนดว่า เราต้องเชิญใครมางานบ้าง เพื่อให้เกิดเป็นข่าว และเกิดการนำเสนอข่าว เช่น เชิญคนดังมางานเพื่อให้เป็นข่าว และเชิญสื่อมวลชนมาร่วมงานและทำข่าว เพื่อให้เกิดการนำเสนอข่าว เมื่อเรารู้ว่า ต้องเชิญใคร แขกของเราน่าจะเป็นใครแล้ว ก็จะทำให้คิดต่อไปได้ว่า งานน่าจะเป็นแบบไหน กิจกรรมของงานควรเป็นอย่างไร
  • จัดเพื่อกระชับมิตร หรือเพื่อสร้างสัมพันธ์อันดีขึ้นในกลุ่มบุคคลที่เป็นกลุ่มเป้าหมาย
    การจัดงานสานสัมพันธ์ ไม่ว่าจะเป็น ญาติ เพื่อนฝูง เพื่อนร่วมงาน เพื่อนในแวดวงต่างๆ พันธมิตรทางธุรกิจ สื่อมวลชน หัวใจสำคัญคือความรู้สึกเป็นมิตร ใจกว้าง ความจริงใจ ที่ไม่มีอย่างอื่นมาเคลือบแฝง ถ้าคิดจะจัดงานประเภทนี้ ต้องเริ่มต้นที่ความจริงใจเป็นอันดับแรก อย่าได้เผลอแอบขายของ หรือโปรโมทตัวเองจนน่าเกลียด แต่ต้องมุ่งที่ความสุข ความสนุกสนานรื่นรมย์ ความประทับใจที่ผู้เข้าร่วมงานจะได้รับเป็นสิ่งสำคัญสูงสุด ตั้งแต่วันเชิญไปจนถึงหลังจบงาน ซึ่งไม่ได้แปลว่า คุณต้องทุ่มหมดตัว เทหมดหน้าตัก แต่ต้องทำทุกอย่างให้เต็มที่ แสดงความเต็มใจและให้เกียรติแขกทุกคนอย่างถึงที่สุด ถ้าเรางบน้อย ก็อาจเป็นงานเลี้ยงบ้านๆ ตามสถานะของเรา แต่ต้องใช้หัวคิดแบบสุดๆ ที่จะทำให้แขกรู้ว่า เขาคือคนสำคัญของเราจริงๆ ซึ่งบางทีคนรวยบางคนก็จัดงานห่วยๆให้คนด่าตามหลังว่าขี้งก ขี้เหนียว ได้ผลทางความรู้สึกน้อยกว่างานเล็กๆในบ้านคนธรรมดาเสียอีก

 

2. บุคคลหรือแขกที่เป็นกลุ่มเป้าหมายคือใคร จัดแล้วต้องการให้ใครมาร่วมงานบ้าง 

การที่เรากำหนดวัตถุประสงค์ของงานชัดเจน จะทำให้เราเชิญแขกได้ถูกประเภท ไม่เชิญแบบสะเปะสปะ เพราะการเชิญแขกนั้นเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนมาก บางครั้งการเชิญแขก อาจหมายถึงการรบกวนเวลาอันมีค่าของเขา แต่ในบางครั้ง การที่เราไม่ได้เชิญแขกบางคน ก็อาจหมายถึงการละเลย หรือตัดรอนมิตรภาพกับเขาไปโดยไม่รู้ตัว โดยทั่วไปแล้ว โครงสร้างของการเชิญแขกหรือบุคคลให้มาในงานต่างๆจะมีความคล้ายคลึงกัน ประกอบด้วย

  • บุคคลที่เป็นหัวใจสำคัญของงาน (Key Persons) ผู้ที่จะมาร่วมปรากฎตัวในกิจกรรมหลักของงาน เช่น พิธีกร วิทยากรหรือผู้ร่วมกิจกรรมบนเวที บุคคลผู้มีชื่อเสียงที่จะมากล่าวเปิดงาน ฯลฯ คนกลุ่มนี้จะมีผลมากในการกำหนดระดับความน่าสนใจของงาน ในที่นี้ขอเรียกทับศัพท์ว่า Key Persons ถ้าเราเชิญ Key Persons มาให้ตอบโจทย์ตรงกับวัตถุประสงค์ ก็จะทำให้แขกและ/หรือสื่อมวลชนสนใจที่จะมาร่วมงานหรือทำข่าวของเรามาก ทั้งนี้การเลือก Key Persons ก็ต้องดูให้เหมาะกับคอนเซ็ปต์หรือระดับของงานด้วย เช่น งานด้านศิลปะ ก็ควรเชิญศิลปินที่มีชื่อเสียง งานด้านวรรณกรรม ก็ควรเชิญนักเขียนดังๆหรือคนดังที่มีงานเขียนเป็นที่ยอมรับในวงกว้าง งานด้านบันเทิงก็ควรเชิญนักแสดงหรือดารานักร้องที่กำลังมีชื่อเสียงโดดเด่นในขณะนั้น รวมไปถึงการเชิญศิลปินนักร้องมาแสดงอะไรต่างๆในงาน ก็ต้องให้สอดคล้องกับคอนเซ็ปต์และวัตถุประสงค์ของงาน และไม่ลืมว่า เป็นงานที่จัดเพื่ออะไร อย่าให้กิจกรรมการแสดงออกของ Key Persons มากลบสาระสำคัญที่เจ้าของงานต้องการนำเสนอ
  • บุคคลที่เป็นแม่เหล็กดึงดูดแขกคนอื่นๆ (Magnets) เพราะสิ่งสำคัญที่สุดที่จะทำให้งานเลี้ยงดูดีหรือไม่ดี ไม่ใช่แค่ความหรูหราของสถานที่ ของแจก หรืออาหาร แต่เป็นตัวบุคคลที่มาร่วมงานเลี้ยง งานบางงานเราไปแล้วคนแน่นแทบจะเหยียบกันตาย แต่เราอาจไปแล้วรู้สึกว่า ไม่มีคนน่าสนใจ เจือปนอยู่ในงานนั้นเลย หรือไม่มีคนที่เป็นกลุ่มเป้าหมายประเภทเดียวกับเรา นั่นเป็นเพราะคนที่ถูกเชิญมาในงานนั้น ไม่มีแรงดึงดูดสำหรับเรา – – – การคัดสรรคนที่เป็น “แม่เหล็ก” ของงานเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อนมากเช่นกัน เราต้องประเมินให้ได้ว่า คนที่แขกของเราอยากเห็นหรืออยากเจอในงานของเราควรเป็นใคร หรือเป็นคนแบบไหน แต่ที่แน่ๆ เราต้องใช้กฎของแรงดึงดูดมาช่วยคิด นั่นก็คือ คนที่เหมือนๆกันย่อมมีแรงดึงดูดต่อกัน ถ้าตั้งใจจะจัดงานให้ได้บรรยากาศของสังคมแบบไหน เราก็ต้องคัดเอาคนที่เป็นแม่เหล็กจริงๆของสังคมแบบนั้นมา เป็นเครื่องสร้างแรงดึงดูดแขกคนอื่นๆในงานของเรา เช่น ถ้าเราจะเปิดแกลเลอรี ก็ต้องเชิญศิลปิน เชิญนักวิจารณ์ศิลปะ เชิญเศรษฐีนักสะสมศิลปะ หรือคนดังในแวดวงศิลปะ มาเป็นแม่เหล็ก ไม่ใช่เชิญนักการเมืองมาเป็นแม่เหล็ก เพราะเขาอาจดึงความน่าสนใจมาให้กับงานได้เพียงวูบวาบแค่ตอนมาเปิดงาน แต่ไม่อาจสร้างบรรยากาศที่ดีจริงๆได้ตลอดงาน
  • บุคคลที่เป็นแขกส่วนใหญ่ในงาน (Crowds) สิ่งที่กำหนดบรรยากาศและความสำเร็จของงานที่จัดก็คือสภาพของบุคคลส่วนใหญ่ที่มาในงาน ถ้าเขาเป็นบุคคลกลุ่มเป้าหมายตามวัตถุประสงค์ของผู้จัดงาน ก็มีแนวโน้มความเป็นไปได้ว่า งานนั้นประสบความสำเร็จไปแล้วครึ่งทาง เพราะการลากคนให้แต่งตัวและเดินทางอย่างยากลำบากจากที่ต่างๆมาร่วมงานได้นั้น ไม่ใช่เรื่องง่าย ถ้าแขกส่วนใหญ่ของงานเป็นคนที่คุณตั้งใจเชิญ ไม่ใช่ใครก็ไม่รู้ ที่บังเอิญมา หรือโดนคนอื่นลากมา แสดงว่า ในบัตรเชิญของคุณคงมีอะไรดีๆ หรือวิธีการเชิญของคุณอาจจะเหมาะเจาะมากๆ แต่ทั้งนี้ก็ต้องตรวจสอบด้วยว่า บุคคลที่มาจนเต็มงานนั้น ทำให้งานของคุณบรรลุเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่ เช่น ถ้าคุณต้องการเปิดโรงเรียนสอนศิลปะ หรือเปิดร้านอาหาร แต่คนที่มาในงานกลับเป็นเพื่อนกลุ่มที่ไม่มีความสนใจในเรื่องที่คุณอยากจะเผยแพร่หรือโปรโมท คุณก็อาจจะไม่บรรลุเป้าหมายในการจัดงาน
    ข้อควรระวัง –  ภาพลักษณ์ของบุคคลส่วนใหญ่ที่มาในงาน เป็นตัวกำหนดบรรยากาศและภาพลักษณ์ของงาน หากในงานคุณมีเพื่อนร่วมรุ่นนักดื่มก๊วนใหญ่มาร่วมงานในชุดลำลอง แบบกันเองสุดๆ พร้อมที่จะเมาแอ๋กลางงาน ภาพงานของคุณก็จะมีลักษณะแบบหนึ่ง หากในงานของคุณมีแต่แขกในแวดวงธุรกิจการงาน มาดดีๆ โก้ๆ สุภาพเรียบร้อย ภาพงานของคุณก็จะมีลักษณะแบบหนึ่ง ภาพงานจะออกมาแบบไหน ก็ขึ้นอยู่กับ CROWDS ในงานของคุณเป็นสำคัญ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น การคิดถึงแต่ภาพลักษณ์อย่างเดียว โดยหลงลืมที่จะเชิญคนที่สนิทๆ หรือคนใกล้ชิดที่ควรเชิญ ก็ไม่ใช่เรื่องที่ถูกต้อง เว้นเสียแต่ว่า คอนเซ็ปต์ของงานนั้น ไม่ได้เกี่ยวกับเขาจริงๆ เช่น คุณจะจัดงานเลี้ยงเพื่อนร่วมงานในองค์กร ก็ไม่จำเป็นต้องชวนญาติ หรือพ่อแม่ของคุณมาร่วมด้วย เพราะเขาไม่เกี่ยวกับงานนี้
  • บุคคลที่จะเผยแพร่ข่าวของงาน หรือสื่อมวลชน (Press) ถ้างานของคุณมีเป้าหมายเพื่อการประชาสัมพันธ์ คุณจะต้องเชิญสื่อมวลชนมาร่วมงาน ซึ่งในการเชิญสื่อนั้น นอกจากจะต้องมีความรู้จักมักคุ้นกับเขาอยู่บ้่างแล้ว สิ่งสำคัญที่สุดคือ เขามาแล้วจะได้อะไรจากงานของคุณบ้าง ถ้าคุณจัดงานเปิดนิทรรศการศิลปะ แต่ดันไปเชิญนักข่าวการเมือง เขาย่อมไม่มาทำข่าวของคุณ เว้นเสียแต่ว่า คุณจะเป็นนักการเมืองที่เป็นศิลปินวาดรูปด้วย นั่นก็อีกเรื่องหนึ่ง แต่โดยปกติแล้ว คุณจะจัดงานประเภทไหน ก็ควรจะเชิญสื่อสายนั้นๆมาทำข่าวให้ตรงสาย โดยวิธีการก็ไม่ง่ายหรือยากจนเกินไป แต่คุณก็ต้องลงทุนศึกษาดูบ้างว่า จะเชิญสื่อรายการใด นิตยสาร หนังสือพิมพ์ฉบับใด หรือ เว็บไซต์อะไร ก็ต้องไปเปิดดูสื่อของเขาก่อนว่ามีคอลัมนืหรือข่าวอะไรลงบ้าง จากนั้นก็เชิญบุคคลให้ตรงกับเนื้อหาคอลัมน์ที่คุณอยากลง เช่น ถ้าคุณจะจัดงานเสวนาเรื่องการลงทุน การเล่นหุ้น ก็ควรเชิญนักข่าวธุรกิจ หรือสายหุ้น ถ้าคุณจะจัดงานปาร์ตี้สังคมไฮโซ ก็ควรเชิญบก.หรือนักข่าวคอลัมน์สังคม ไม่ใช่ไปเชิญนักข่าวยานยนต์หรือนักข่าวสายท่องเที่ยว ดังนี้เป็นต้น – – – ซึ่งก็ต้องเริ่มจากการหาชื่อบุคคลที่เกี่ยวข้อง เพื่อติดต่อเข้าไปในสื่อนั้นๆ อย่าส่งเชิญซี้ซั้ว เพราะเขาอาจไม่มา แต่ที่แย่กว่านั้นคือ ถ้าเขามา แล้วไม่ได้ข่าวอะไรที่ดี หรือคุ้มค่าแก่การเสียเวลาและค่ารถของเขาในงานของคุณ รายชื่อผู้จัดงานอย่างคุณก็มีสิทธิ์ที่จะเข้าไปอยู่ใน Blacklist ของเขาโดยไม่ตั้งใจ
  • ข้อควรระวังสำหรับการเชิญบุคคลที่เป็น Key Persons หรือ Magnets ของงาน คือคุณควรมีทีมงานชุดหนึ่งที่คอยเกาะติดดูแลบุคคลกลุ่มนี้เป็นพิเศษ เพื่ออำนวยความสะดวก และดูแลให้เขาได้รับความสุขและความพึงพอใจมากที่สุด ตลอดระยะเวลางาน อย่าให้เขารู้สึกเบื่อ เหนื่อย หรือไม่ได้รับความใส่ใจมากพอ รู้สึกว่าไม่คุ้มค่าเสียเวลาที่มาร่วมงานของคุณ เพราะถ้าเขาเซ็งจนหนีกลับก่อน งานของคุณก็จะกร่อย และถ้าเขาต้องทนอยู่ในบรรยากาศแย่ๆ จนงานเลิก เขาก็จะกลับไปพร้อมกับความรู้สึกลบๆจากงานของคุณ ซึ่งไม่ดีแน่ๆ 

10612831_942178802461079_7239212667985634313_n

3. เมื่อเชิญแขกมาร่วมงานแล้ว เขาจะได้ความรู้สึกแบบไหน หรือได้ความประทับใจอะไรกลับไป จากเงื่อนไขใดบ้าง

แน่นอนว่า ทุกคนที่จัดงานย่อมอยากให้ผู้มาร่วมงานทุกคนได้ความรู้สึกที่ดีกลับไป ซึ่งไม่ว่าคุณจะจัดงานลักษณะไหน เหตุผลที่เป็นโครงสร้างของความประทับใจที่ดีนั้นก็คล้ายๆกัน ได้แก่

  • ขั้นตอนการเชิญ ผู้ได้รับเชิญรู้สึกว่าตนเองได้รับการให้เกียรติอย่างเหมาะสม และมีความหมายต่อเจ้าภาพ
  • สถานที่ในการจัดงาน มีความเหมาะสม สะดวกสบายต่อการเดินทางมากแค่ไหน มีที่จอดรถไหม บางงานให้แขกแต่งตัวหรู แต่ไม่มีที่จอดรถใกล้ๆ แขกแต่ตัวดีๆมาถึงแล้ว ต้องเดินกระย่องกระแย่งมางานบนเส้นทางแย่ๆ ฝนตกก็เปียก ก็ทำให้เสียความรู้สึกได้มาก
  • บรรยากาศของงาน ควรจะมีระดับมาตรฐานเท่ากับหรือเหนือความคาดหมายของแขกที่ได้รับเชิญ ซึ่งบรรยากาศนี้ ประกอบขึ้นจากรูป รส กลิ่น เสียง และสัมผัส
  • การต้อนรับ ในที่นี้หมายถึงบุคคลที่มาต้อนรับและระบบการต้อนรับที่เหมาะสม แขกทุกคนควรได้รับการรับรองจากเจ้าภาพในระดับที่คู่ควรเสมอกัน บ่อยครั้งที่เจ้าภาพบางงาน ให้ความสำคัญแต่เฉพาะแขกที่เป็นคนเด่นคนดัง หรือคนที่แต่งตัวหรูหรา และหลงลืมใส่ใจแขกอื่นๆที่เหลือ รวมถึงสื่อมวลชนที่อาจมาในชุดธรรมดาๆ ไม่โก้เก่เหมือนเซเล็บไฮโซ พอมาถึงแล้วรุ้สึกเหมือนโดนทอดทิ้ง เจ้าภาพต้องแบ่งทีมงานในส่วนต้อนรับแขกทุกประเภทเอาไว้อย่าให้ตกหล่น เพราะถ้าปล่อยให้มีใครที่มางานรู้สึกว่า ไม่น่าเสียเวลามางานนี้เลย เจ้าภาพก็กำลังตกที่นั่งลำบากแล้วโดยไม่รู้ตัว
  • อาหารและเครื่องดื่ม แม้ว่าแขกที่มางานของคุณจะไม่ได้ตั้งใจมาเพื่อกินอะไรเป็นหลัก แต่การเสิร์ฟอาหารและเครื่องดื่มอย่างเหมาะสมก็เป็นสิ่งที่ทำให้บรรยากาศของงานดีขึ้นได้มากมาย เพราะอาหารอร่อย และเครื่องดื่มดีๆ ทำให้คนอารมณ์ดี มีความสุข บ่งบอกถึงน้ำใจอันกว้างใหญ่ไพศาล ความมีระดับ และความใส่ใจของเจ้าภาพ นอกเหนือจากคุณภาพอาหารและเครื่องดื่มจะต้องพอสมควรแล้ว ปริมาณที่เพียงพอก็มีส่วนสำคัญมาก บ่อยครั้งที่คนต้องรอคิวยาวในงานหรูเพื่อตักอาหารหรือรอเครื่องดื่ม ซึ่งนอกจากจะเสียอารมณ์แล้ว ยังทำให้บรรยากาศของงานดูไม่ดี แขกที่ไม่ได้รับการบริการที่เพียงพอจะหงุดหงิดและกลับไปพร้อมกับความรู้สึกแย่ๆจากงานที่คุณจัด
  • ระยะเวลาและลำดับกิจกรรมของงาน ช่วงเวลาที่จัดงานต้องไม่ยาวหรือสั้นเกินไป คำนึงถึงความสะดวกของผู้มาร่วมงานเป็นสำคัญ กิจกรรมที่เป็นพิธีการมาก หรือกิจกรรมที่ต้องพุ่งความสนใจไปที่จุดเดียว เช่น กิจกรรมบนเวที งานแถลงข่าว หรือการเสวนา ต้องควบคุมเวลาไม่ให้นานเกินไป เพราะคนจะเบื่อและเหนื่อยที่จะฟัง แต่ถ้าเป็นกิจกรรมเพื่อการบันเทิงหรือดนตรี แขกอาจให้ความสนใจได้นานกว่านั้น ทางที่ดีที่สุดคือ ควรควบคุมให้ลงตัว และให้แขกไม่รู้สึกเหนื่อยหรือเครียดที่ต้องถูกบังคับให้ต้องจดจ่อรับรู้อะไรมากเกินไป ถ้างานของคุณเป็นปาร์ตี้ที่ใช้เวลานาน หากจะมีการเล่นดนตรีหรือเปิดเพลง อาจเป็นการเล่นคลอไปกับการกินดื่มสังสรรค์ จะเหมาะกว่าการนั่งเพ่งการแสดงบนเวทีอย่างจริงจัง นอกจากนี้ ควรวางแผนลำดับกิจกรรมให้กระชับ เพื่อให้แขกอยู่กับคุณได้จนจบงาน ไม่หนีกลับก่อน และในทางกลับกัน ก็ไม่ให้มีแขกคนไหนอยู่ยาวยืดเยื้อไม่ยอมกลับ โดยเจ้าภาพต้องกะเวลาที่แขกกลับให้ดี เพื่อที่จะได้ผันตัวเองจากในงานไปดักรอ ณ จุดส่งแขกได้ทันท่วงที
  • ของที่ระลึก/ของชำร่วย แม้ว่าแขกจะไม่ได้มางานคุณเพราะอยากได้ของที่ระลึก แต่การให้แขกกลับบ้านมือเปล่าถือเป็นความไม่สมควรอย่างยิ่งสำหรับผู้จัดงาน เพราะการให้ของที่ระลึก แสดงถึงการให้เกียรติ และการแสดงความขอบคุณที่แขกได้กรุณาสละเวลาอันมีค่ามาร่วมงานของคุณให้ประสบความสำเร็จบรรลุเป้าหมาย อีกทั้งยังเป็นสิ่งที่สร้างความประทับใจอันดีและเป็นเครื่องบันทึกความทรงจำดีๆที่ได้มาร่วมงาน เป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารภาพลักษณ์อันดีของเจ้าภาพ ไม่ว่าคุณจะมีทุนมากหรือน้อย จงกันงบประมาณส่วนหนึ่งไว้สำหรับการเตรียมของที่ระลึกที่น่าประทับใจให้แขกติดมือกลับไปเสมอ ที่น่ารำคาญที่สุดคือการตั้งโต๊ะขายของที่ดูแล้วน่าจะเป็นของแจกหรือของที่ระลึกให้แขกนำกลับไปฟรีๆมากกว่าการขาย และเมื่อแขกเดินไป ณ จุดที่วางของเหล่านั้นก่อนกลับ หรือขณะลงทะเบียนก็ตาม แล้วแขกเข้าใจว่าเป็นของแจก เผลอหยิบขึ้นมา ปรากฏว่าเป็นของขาย ทำให้แขกหน้าแตก และแขกหน้าบางก็อาจจำใจควักเงินซื้อ ทั้งที่ไม่เตรียมใจมาซื้อ คนจัดงานคงไม่รู้หรอกว่ามันเสียความรู้สึกขนาดไหน ถ้าคุณตั้งใจจะขายอะไร ควรวางแยกให้ชัดเจน อย่าเอามาวางให้แขกเข้าใจผิดว่าเป็นของแจกฟรีเด็ดขาด

10689494_942178342461125_570449473643547692_n

4. งานของเราเป็นงานอะไร มีลักษณะแบบไหน บรรยากาศแบบไหน

สิ่งสำคัญในการจัดงานคือต้องตอบได้ชัดเจนว่า งานเราเป็นงานอะไร เช่น งานศิลปะ งานแฟชั่น งานชิมอาหาร งานเวิร์คช็อป งานเสวนาการเมือง งานไวน์เทสติ้ง งานเปิดตัวหนังสือ งานเปิดตัวสินค้า งานเลี้ยงรุ่น งานวันเกิด ฯลฯ คนที่มางานจะได้เตรียมตัวถูก และเจ้าภาพก็จะได้วางแผนถูก
เมื่อรู้ชัดว่าเป็นงานอะไร จัดทำไม จากนั้นจึงมาคิดว่า จะให้มีลักษณะแบบไหน บรรยากาศแบบไหน ซึ่งควรมีความชัดเจน อย่าจับแพะชนแกะมาชนกันจนเลอะเทอะ ถ้าจะจัดงานหรู เป็นพิธีการ ก็ต้องให้ถูกต้องตามลำดับพิธีการจริงๆ ถ้าจะจัดงานแนวกันเอง บ้านๆ ก็ต้องให้กันเองจริงๆ หรือถ้าอยากได้บรรยากาศแฟนซี พิสดารอะไร ก็ระบุให้ชัด เพื่อให้การเตรียมงานเป็นไปในทิศทางที่ชัดเจน ไม่เลอะเทอะ สามารถคุมบรรยากาศโดยรวมให้ออกมาตามโจทย์ได้มากที่สุด เช่น อยากจัดงานแนวลูกทุ่ง ก็เดินหน้าหารายละเอียดที่เป็นลูกทุ่งมาใส่ไว้ให้ครบวงจร ทั้งรูป รส กลิ่น เสียง สัมผัส ต้องสอดคล้องกันไปหมด ทำให้ภาพรวมของงานออกมาดูดีตามคอนเซ็ปต์ที่วางไว้

แต่ไม่ว่าจะจัดงานแบบไหนก็ตาม สิ่งที่ต้องคุมให้คงที่เท่ากันเสมอ คือคุณภาพของการรับรอง และการต้อนรับที่อบอุ่นสำหรับแขกทุกคน ความสะอาดเรียบร้อยและความสะดวกสบายของสถานที่ อาหารอร่อย กิจกรรมดีน่าติดตาม ห้องน้ำสะอาด ของที่ระลึกดีงามน่าประทับใจ

10986886_942177962461163_4218924425937632780_n

5. ตัวเรามีความพร้อมแค่ไหนในการจัดงาน มีทรัพยากรหรือต้นทุนอะไรอยู่แล้วบ้าง

ในการจะเริ่มจัดงาน ต้องเริ่มทำรายการสิ่งที่จำเป็นทั้งหมดออกมา แลัวมองที่ตัวเองก่อนว่า เรามีทรัพยากรอะไรที่พร้อมอยู่แล้วบ้าง และทำลิสต์ออกมาให้ชัดเจน ระหว่างสิ่งที่เรามีกับไม่มี เพื่อที่จะได้รู้ว่า เราต้องหา ต้องเตรียมอะไรบ้าง เช่น เรามีสถานที่ มีตัวบุคคลที่เป็นแก่นแกนของงาน มีความสามารถในการจัดกิจกรรม แต่ไม่มีอาหาร-เครื่องดื่ม ไม่มีคนต้อนรับ ไม่มีคนประชาสัมพันธ์ ก็ต้องทำรายการสิ่งที่เราต้องหา

6. เรายังขาดอะไรบ้าง ที่ต้องหามาเพิ่มเติม เพื่อให้ได้งานตามรูปแบบที่เราคิด

การทำรายการสิ่งที่เรายังขาดหรือจำเป็นต้องมีในการจัดงานเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งไม่ใช่แค่สิ่งของ หรือ คน แต่ยังรวมถึงงบประมาณ โดยเฉพาะงบประมาณนั้น ถ้ามีไม่เพียงพอก็ต้องวางแผนว่าจะหาแหล่งสนับสนุนจากที่ใดได้บ้าง เพราะงานที่ต้องวิ่งหาสปอนเซอร์นั้น ก็จะมีลำดับขั้นตอนที่มากขึ้นกว่างานที่มีเงินทุนเป็นของตัวเอง

7. การหาผู้สนับสนุน 

การหาสปอนเซอร์ในการจัดงาน หลักคิดสำคัญที่ต้องจำใส่ใจเสมอ คือต้องไม่ไปรบกวนหรือร้องขออะไรจากใครฟรีๆ แต่ควรเสนอข้อแลกเปลี่ยนที่เหมาะสมและเป็นธรรมให้กับผู้สนับสนุน ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารภาพลักษณ์อันดีผ่านสื่อ หรือการได้มีส่วนร่วมในผลประโยชน์จากการจัดกิจกรรมนั้นๆ

การทำเอกสารเพื่อเสนอขอสปอนเซอร์ ต้องมีข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับการจัดงานอย่างครบถ้วน โดยมีการเขียนโครงการทำนองคล้ายๆกับการเขียนแผนธุรกิจ เพื่อขอกู้เงินธนาคารนั่นเอง และที่ขาดไม่ได้คือ ข้อเสนอว่า เมื่อผู้สนับสนุนตกลงใจที่จะช่วยเหลือเรา ไม่ว่าจะในรูปตัวเงินงบประมาณ สินค้า หรือบริการ แล้ว เขาจะได้อะไรจากการสนับสนุนนี้บ้าง โดยเราต้องคิดอย่างรอบคอบว่า ผู้สนับสนุนเองก็ควรได้รับผลตอบแทนที่คุ้มค่าและคู่ควรกับเม็ดเงินที่เขาสนับสนุนเรา ไม่เช่นนั้นจะเป็นการกระทำที่ไม่ต่างกับการรีดไถ หรือขอทาน

โดยผู้จัดงานต้องประเมินว่า กิจกรรมที่เราจัด มีความสอดคล้องกับทิศทางธุรกิจหรือภาพลักษณ์องค์กรของผู้สนับสนุนมากน้อยเพียงใด หากมีความสอดคล้องกัน ก็มีโอกาสมากที่จะได้รับความสับสนุนโดยไม่ยากลำบากนัก

ในบางกรณี ผู้สนับสนุนจะเข้ามามีส่วนร่วมในงานชัดเจน เช่น มาเป็นผู้กล่าวเปิดงาน มาตั้งซุ้มโปรโมทสินค้าบริการ แต่ในบางกรณี ผู้จัดการก็เพียงแต่ติดป้ายตราสัญลักษณ์ผู้สนับสนุนในบริเวณงาน และแสดงชื่อผู้สนับสนุนในเอกสารประชาสัมพันธ์ต่างๆ ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่ตกลงกัน

8. การเขียนแผนงาน

การเขียนแผนงานเป็นสิ่งสำคัญมาก โดยสิ่งที่ต้องมีในแผนงานคือ การระบุรายละเอียดของงานทั้งหมด ระยะเวลา วิธีการ บุคคลที่รับผิดชอบ ปัญหา อุปสรรคที่อาจจะเกิดขึ้น และแนวทางแก้ปัญหาที่เป็นแผนสำรอง เช่น ในการจัดงานกลางแจ้ง หากเกิด ไฟดับ ฝนตก จะปรับเปลี่ยนรูปแบบงานอย่างไร

เริ่มจากการเขียนโครงสร้างให้เห็นภาพรวมตามเป้าประสงค์ที่วางไว้เป็นลำดับ แล้วค่อยๆมาใส่รายละเอียดในแต่ละส่วนให้ครบถ้วนสมบูรณ์ ระบุตัวบุคคล วิธีการจัดการ งบประมาณ ระยะเวลา ให้ชัดเจนทุกขั้นตอน

11043386_942626089083017_6963115335972412285_o

9. การเตรียมตัวบุคคลผู้รับผิดชอบในส่วนต่างๆ

การเขียนแผนงานที่ละเอียด จะทำให้เรารู้ว่า งานทั้งหมดประกอบไปด้วยรายละเอียดส่วนใดบ้าง และเมื่อเรารู้ว่างานมีกี่ส่วน ก็จะสามารถพิจารณาได้ว่า เรามีบุคลากรที่พร้อมสำหรับงานส่วนต่างๆ อยู่ครบพอหรือไม่ หากส่วนใดที่บุคลากรภายในไม่เพียงพอ ก็ควรแก้ปัญหาด้วยการจ้างบุคคลภายนอกมารับผิดชอบ ตัวอย่างเช่น ในการจัดงานนิทรรศการ ชนชั้นกลวง ที่ผ่านมา เรามีทีมงานประจำเพียงไม่กี่คน ต่างจากสมัยก่อนที่มีพนักงานประจำเกือบยี่สิบคน เมื่อมีคนน้อย เราก็ใช้วิธี Outsource งานไปให้มืออาชีพในส่วนต่างๆมารับแทน ทำให้หมดภาระที่จะต้องกังวลในภารกิจนั้นไปได้อย่างสบาย เช่น

ใช้บริการ Cattering อาหารและเครื่องดื่มจาก White cafe ซึ่งได้บริการเกรดพรีเมี่ยม อาหารอร่อย มาพร้อมคนเสิร์ฟมืออาชีพ บุคคลิกดี และการจัดพื้นที่บริการอาหารแบบมืออาชีพ / ใช้บริการ Sound system จาก IamMusic Room ที่มาวางระบบเดินสายเครื่องเสียงสำหรับการแสดงดนตรีและการเสวนาบนเวทีให้อย่างครบวงจร / ใช้บริการ photography ของช่างภาพมืออาชีพที่มาคอยถ่ายบรรยากาศงานทั้งหมด ควบคู่กับช่างภาพ inhouse เพื่อเสริมความมั่นใจ ทำให้ได้ภาพงานที่ออกมาสวยงามและครบถ้วน

นอกจากนั้น เมื่อถึงวันงาน เราก็แบ่งทีมออกเป็น แผนกต้อนรับด้านหน้า แผนกลงทะเบียน แผนกรับรองแขกภายในงาน ทำให้งานลื่นไหลไม่สะดุด เจ้าภาพที่ต้องเป็นผู้ดำเนินรายการก็ไม่ต้องกังวลว่า เมื่อถึงจังหวะที่ตนต้องขึ้นเวที แล้วจะไม่มีใครคอยรับรองแขก เพราะแบ่งทีมเอาไว้ครบถ้วน รวมถึงแม่บ้านและคนดูแลเรื่องที่จอดรถ ที่คอยอำนวยความสะดวกในส่วนรายละเอียดของสถานที่ ซึ่งเมื่อสรุปแล้ว เราแจกแจงทีมงานออกมาได้ ดังนี้

  • ผู้ดูแลเรื่องการเชิญแขก
  • ผู้ดูแลเรื่องการเชิญสื่อมวลชน
  • ผู้ดูแลการทำ Press kit สำหรับสื่อมวลชน
  • ผู้ดูแลเรื่องของที่ระลึก
  • ผู้รับผิดชอบส่วนอาคารสถานที่ / ดูแลเรื่องการจอดรถ/ความสะอาดของห้องน้ำ
  • ผู้รับรองแขกหน้างาน ร่วมกับเจ้าภาพ และเป็นตัวแทนเจ้าภาพในช่วงที่เจ้าภาพไม่อยู่
  • ผู้ดูแลจุดลงทะเบียน ให้แขกลงชื่อ ถ่ายภาพ มอบของที่ระลึก
  • ผู้ดูแลแขกภายในงาน คอยเดินดูความเรียบร้อย แนะนำแขกแต่ละท่านให้รู้จักกัน
  • ช่างภาพหลัก ประจำ ณ จุดลงทะเบียน เพื่อเก็บภาพทุกคน ณ จุดถ่ายภาพ
  • ช่างภาพบรรยากาศ เดินเก็บภาพแขกทุกคน ในงาน และภาพกิจกรรมบนเวที
  • ผู้ดูแลเรื่องอาหารเครื่องดื่ม
  • ผู้ดูแลเรื่องเครื่องเสียงและเวที
  • ผู้แสดงดนตรี
  • ผู้ดำเนินรายการ/พิธีกร
  • ผู้ดูแลเรื่องบัญชี-การเงิน ของงาน
  • ผู้ประสานงานรับรองสื่อมวลชน การสัมภาษณ์และเผยแพร่ข่าว
  • ผู้ดูแลเรื่องการส่ง Post Release ให้สื่อมวลชน
  • ผู้ดูแลเรื่องการเผยแพร่ข่าวและรูปภาพในสื่อของงาน

10. การกำหนดวันเวลาที่จัดงาน / ระยะเวลาของงาน

การกำหนดวันเวลาที่จัดงาน ต้องดูหลายปัจจัย เริ่มต้นต้องดูความสะดวกของผู้จัดงานเป็นอันดับแรก จากนั้นก็ดูปฏิทินว่า ไปตรงวันหยุดหรือวันอะไรที่ผู้คนอาจจะไม่สะดวกมางานเราบ้าง เช่น วันหยุดยาวที่คนไปเที่ยวต่างจังหวัดกันเยอะๆ หรือช่วงหน้าฝนที่ฝนมักจะตกหนักตอนเย็นๆ รถราติดขัด แขกมาไม่สะดวก จัดงานกลางแจ้งไม่่ได้

เมื่อได้วันที่ดูแล้วน่าจะโอเคที่สุด ก็มาดูว่า กิจกรรมที่ต้องการนั้นอยากได้ใครมาเป็น Key Person ก็ต้องไปทาบทามก่อนว่า เขาว่างวันไหน ถ้าตกลงกันได้เหมาะเจาะแล้ว ก็ดูเรื่องสถานที่ ว่าที่ไหนเขาสะดวกให้เราไปจัดงานในวันที่เราต้องการ ถ้าสถานที่บางแห่งมันดีมาก แต่วันที่เราวางไว้ ไม่โอเค ก็ต้องย้อนกลับมาเปลี่ยนวัน หรือถ้าวันมันโอเคแล้ว แต่สถานที่ไม่โอเค ก็ต้องเปลี่ยนสถานที่ แต่คงวันที่อยากจัดเอาไว้

ระยะเวลาจัดงานสำคัญมาก ขึ้นอยู่กับลักษณะงาน งานบางประเภทเหมาะจะจัดยามสายๆแล้วจบด้วยการเลี้ยงมื้อเที่ยง บางประเภทเหมาะที่จะจัดช่วงบ่าย เลี้ยงน้ำชาเบาๆเก๋ๆ และบางงานก็เหมาะจะจัดตอนเย็น เลี้ยงดินเนอร์ชุดใหญ่ หรือค็อกเทลปาร์ตี้ร่วมด้วย แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น ระยะเวลาที่เป็นทางการของงาน ไม่ว่าจะจัดช่วงไหน ไม่น่าจะเกิน 3-4 ชั่วโมง เพราะเป็นเวลาที่คนมาร่วมงานไม่รู้สึกว่า มากหรือน้อยจนเกินไป ส่วนใครจะอยู่ต่อยืดยาวกว่านั้นก็อีกเรื่องหนึ่ง การเชิญแขกมาเสียเวลากับเรานานๆ เป็นเรื่องสุ่มเสี่ยง เพราะเขาอาจไม่ว่าง ไม่ตอบตกลง ยิ่งถ้าเชิญคนที่มีความสำคัญ มีภารกิจเยอะๆ ต้องคำนึงถึงเวลาอันมีค่าของเขาให้มากๆ

ช่วงเวลาที่จัดงานต้องไม่ยาวหรือสั้นเกินไป คำนึงถึงความสะดวกของผู้มาร่วมงานเป็นสำคัญ กิจกรรมที่เป็นพิธีการมาก หรือกิจกรรมที่ต้องพุ่งความสนใจไปที่จุดเดียว เช่น กิจกรรมบนเวที งานแถลงข่าว หรือการเสวนา ต้องควบคุมเวลาไม่ให้นานเกินไป เพราะคนจะเบื่อและเหนื่อยที่จะฟัง แต่ถ้าเป็นกิจกรรมเพื่อการบันเทิงหรือดนตรี แขกอาจให้ความสนใจได้นานกว่านั้น ทางที่ดีที่สุดคือ ควรควบคุมให้ลงตัว และให้แขกไม่รู้สึกเหนื่อยหรือเครียดที่ต้องถูกบังคับให้ต้องจดจ่อรับรู้อะไรมากเกินไป ถ้างานของคุณเป็นปาร์ตี้ที่ใช้เวลานาน หากจะมีการเล่นดนตรีหรือเปิดเพลง อาจเป็นการเล่นคลอไปกับการกินดื่มสังสรรค์ จะเหมาะกว่าการนั่งเพ่งการแสดงบนเวทีอย่างจริงจัง นอกจากนี้ ควรวางแผนลำดับกิจกรรมให้กระชับ เพื่อให้แขกอยู่กับคุณได้จนจบงาน ไม่หนีกลับก่อน และในทางกลับกัน ก็ไม่ให้มีแขกคนไหนอยู่ยาวยืดเยื้อไม่ยอมกลับ โดยเจ้าภาพต้องกะเวลาที่แขกกลับให้ดี เพื่อที่จะได้ผันตัวเองจากในงานไปดักรอ ณ จุดส่งแขกได้ทันท่วงที

11018325_942179015794391_7385027853008005427_n

11. การเตรียมสถานที่จัดงาน

หลังจากที่ไปงานมาเยอะๆ และจัดงานบ่อยๆ ได้ข้อสรุปว่า สถานที่จัดงานควรมีลักษณะดังนี้

  • เป็นสถานที่ซึ่งไปมาสะดวก มีที่จอดรถ และเข้าถึงได้ง่ายไม่ว่าจะมาด้วยรถส่วนตัวหรือรถสาธารณะ
  • หากมีที่จอดรถแยก ควรมีผู้ดูแลในส่วนจอดรถด้วย
  • มีบรรยากาศที่สอดคล้องกับคอนเซ็ปต์งาน
  • มีห้องน้ำเพียงพอและสะดวก
  • ไม่จำเป็นต้องมีขนาดใหญ่มาก สถานที่เล็กอาจจะแคบแต่ทำให้งานดูไม่เงียบเหงา ในขณะที่พื้นที่ใหญ่เกินไป ทำให้งานดูโหรงเหรง
  • ไม่เปียกฝนและไม่ร้อนเกินไป ถ้าเป็นงานกลางแจ้ง ควรที่พื้นที่ในร่มเตรียมไว้ด้วยเผื่อในกรณีฝนตก
  • ควรเตรียมจุดต้อนรับ ลงทะเบียน รับของที่ระลึก และจุดถ่ายภาพหลัก ไว้ด้านหน้าของงานเพียงจุดเดียว และมีทีมงานรับรองประจำในจุดนี้ตลอดเวลา เพื่อให้มั่นใจว่า แขกทุกคนได้ลงทะเบียน ได้ถ่ายภาพ และได้รับของที่ระลึกครบถ้วน ไม่ว่าแขกจะมาตอนไหนกลับตอนไหน ก็มีคนดูแลตลอด
  • ควรมีป้ายและข้อมูลติดบอกไว้ ว่าอะไรอยู่ที่ไหน เช่น ห้องน้ำ ห้องแสดงงาน ห้องนิทรรศการ ฯลฯ
  • ถ้ามีพื้นที่หวงห้าม ควรกั้นไว้ให้เป็นกิจลักษณะ ให้แขกรู้ จะได้ไม่เข้าไป เพราะถ้าแขกเข้าไปแล้วต้องไปไล่ออกมา จะเสียมารยาทกับแขก
  • ดูแลทุกจุดของสถานที่ให้สะอาด แยกโซนบริการ หรือ back office เอาไว้ให้ชัดเจน
  • หากเป็นงานรูปแบบค็อกเทล ไม่ต้องนั่งประจำที่ ควรมีโต๊ะ หรือจุดพัก ให้แขกวางแก้วหรือจานอาหารบ้าง และมีเก้าอี้บ้างเป็นบางจุด สำหรับแขกผู้สูงวัย หรือคนที่ยืนนานๆไม่ไหว
  • หากเป็นงานที่นั่งประจำโต๊ะ และเป็นการเสิร์ฟอาหารที่มีลำดับพิะีการชัดเจน ควรมีชื่อแขกระบุตามที่นั่งเสมอ
  • หากเป็นงานที่มีการนั่งโต๊ะ แต่เป็นแบบสบายๆไม่เป็นทางการ แขกสามารถเลือกนั่งตรงไหนก็ได้ ควรเตรียมพื้นที่ให้เพียงพอกับจำนวนแขก
  • การแบ่งพื้นที่บางส่วนเป็นโซน VIP ควรหลีกเลี่ยงการเขียนป้ายติดไว้ว่า VIP แต่ใช้การประดับตกแต่ง หรือเฟอร์นิเจอร์แบบที่ดูหรูหราพิเศษ ร่วมกับการจัดตำแหน่ง ให้แขกคนอื่นๆเข้าใจได้ว่า เป็นโซนสำคัญ จะดีกว่าการติดป้ายเพื่อแบ่งชนชั้นวรรณะ ซึ่งสร้างความรู้สึกแย่ๆให้กับแขกที่ไม่ได้เป็น VIP
  • การใช้สีในการตกแต่งสถานที่ ควรมีการคุมโทนสีตามคอนเซ็ปต์งาน หรือถ้าไม่มีสีตามคอนเซ็ปต์ ก็ควรจะคุมโทนให้ดูมีรสนิยม ด้วยการใช้ผ้าปูโต๊ะ แบ็คดร็อป ร่วมกับการจัดดอกไม้ประดับสถานที่ และผ้าคลุมเฟอร์นิเจอร์ (ถ้ามี)
  • การเดินสายไฟสำหรับไฟแสงสว่าง สปอตไลท์ เวที เครื่องเสียง ต้องหลีกเลี่ยงให้พ้นเส้นทางสัญจรหลักของแขก
  • ควรมีพื้นที่เตรียมไว้สำหรับเป็น Back stage และส่วนเทคนิคของงานระบบต่างๆ
  • ห้องน้ำต้องสะอาด พร้อมใช้ตลอดเวลา ควรมีผู้ดูแลประจำ ตลอดเวลางาน
  • จัดพื้นที่ในแต่ละโซนให้แขกสามารถถ่ายภาพสวยๆกลับไปได้ โดยเฉพาะแขกที่ชอบเซลฟี่ ควรมีพื้นที่แบคกราวน์ที่สวยงาม เพื่อสื่อสารภาพที่ดีของงานออกไปมากที่สุด

10865959_942184495793843_6766619290568193378_o

12. การเตรียมอาหารและเครื่องดื่ม

แม้ว่าแขกที่มางานของคุณจะไม่ได้ตั้งใจมาเพื่อกินอะไรเป็นหลัก แต่การเสิร์ฟอาหารและเครื่องดื่มอย่างเหมาะสมก็เป็นสิ่งที่ทำให้บรรยากาศของงานดีขึ้นได้มากมาย เพราะอาหารอร่อย และเครื่องดื่มดีๆ ทำให้คนอารมณ์ดี มีความสุข บ่งบอกถึงน้ำใจอันกว้างใหญ่ไพศาล ความมีระดับ และความใส่ใจของเจ้าภาพ นอกเหนือจากคุณภาพอาหารและเครื่องดื่มจะต้องพอสมควรแล้ว ปริมาณที่เพียงพอก็มีส่วนสำคัญมาก บ่อยครั้งที่คนต้องรอคิวยาวในงานหรูเพื่อตักอาหารหรือรอเครื่องดื่ม ซึ่งนอกจากจะเสียอารมณ์แล้ว ยังทำให้บรรยากาศของงานดูไม่ดี แขกที่ไม่ได้รับการบริการที่เพียงพอจะหงุดหงิดและกลับไปพร้อมกับความรู้สึกแย่ๆจากงานที่คุณจัด

13. การเตรียมกิจกรรมในงาน ลำดับงาน กำหนดการ

14. การเตรียมของที่ระลึกที่เหมาะสม

แม้ว่าแขกจะไม่ได้มางานคุณเพราะอยากได้ของที่ระลึก แต่การให้แขกกลับบ้านมือเปล่าถือเป็นความไม่สมควรอย่างยิ่งสำหรับผู้จัดงาน เพราะการให้ของที่ระลึก แสดงถึงการให้เกียรติ และการแสดงความขอบคุณที่แขกได้กรุณาสละเวลาอันมีค่ามาร่วมงานของคุณให้ประสบความสำเร็จบรรลุเป้าหมาย อีกทั้งยังเป็นสิ่งที่สร้างความประทับใจอันดีและเป็นเครื่องบันทึกความทรงจำดีๆที่ได้มาร่วมงาน เป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารภาพลักษณ์อันดีของเจ้าภาพ ไม่ว่าคุณจะมีทุนมากหรือน้อย จงกันงบประมาณส่วนหนึ่งไว้สำหรับการเตรียมของที่ระลึกที่น่าประทับใจให้แขกติดมือกลับไปเสมอ ที่น่ารำคาญที่สุดคือการตั้งโต๊ะขายของที่ดูแล้วน่าจะเป็นของแจกหรือของที่ระลึกให้แขกนำกลับไปฟรีๆมากกว่าการขาย และเมื่อแขกเดินไป ณ จุดที่วางของเหล่านั้นก่อนกลับ หรือขณะลงทะเบียนก็ตาม แล้วแขกเข้าใจว่าเป็นของแจก เผลอหยิบขึ้นมา ปรากฏว่าเป็นของขาย ทำให้แขกหน้าแตก และแขกหน้าบางก็อาจจำใจควักเงินซื้อ ทั้งที่ไม่เตรียมใจมาซื้อ คนจัดงานคงไม่รู้หรอกว่ามันเสียความรู้สึกขนาดไหน ถ้าคุณตั้งใจจะขายอะไร ควรวางแยกให้ชัดเจน อย่าเอามาวางให้แขกเข้าใจผิดว่าเป็นของแจกฟรีเด็ดขาด

15. การจัดเตรียมข้อมูลสำหรับสื่อมวลชน

16. การเชิญแขก

  • บุคคลที่เป็นหัวใจสำคัญของงาน (Key Persons)
  • บุคคลที่เป็นแม่เหล็กดึงดูดแขกคนอื่นๆ (Magnets)
  • บุคคลที่เป็นแขกส่วนใหญ่ในงาน (Crowds)
  • สื่อมวลชน (Press)

17. การรับรองแขก

18. การถ่ายภาพและบันทึกกิจกรรมทั้งหมดของงาน

19. การส่งข่าว/เผยแพร่ข่าวและรูปภาพหลังการจัดงาน